Quando un’organizzazione cresce rapidamente, aumentano complessità e volumi di lavoro. Questo è ciò che ha sperimentato SUNTIMES, agenzia strategico-creativa fondata da Francesco Pelosi e Nicholas Figoli
Quando un’azienda cresce rapidamente, aumenta altrettanto velocemente anche la sua complessità. E allora organizzare numeri e processi senza perdere il controllo diventa una sfida gravosa, soprattutto per le agenzie di comunicazione e digitali. Lo dimostra l’esperienza di SUNTIMES, agenzia strategico-creativa fondata da Francesco Pelosi e Nicholas Figoli con sede a La Spezia e Milano, che tra il 2019 e il 2022 ha vissuto un periodo di forte espansione, portando il fatturato da 2,2 a 8,2 milioni di euro. In quel momento SUNTIMES ha riconosciuto che i vecchi strumenti di lavoro non erano più sufficienti per garantire una panoramica della situazione ongoing e coordinare con efficacia tutte le attività.
Per rispondere a questa sfida e ridisegnare i processi di gestione la soluzione è arrivata con l’adozione di wethod, piattaforma all-in-one pensata per offrire alle organizzazioni project-based una visione in tempo reale su budget, risorse e marginalità, promuovendo al contempo l’autonomia e l’impegno delle persone. Il risultato: +20% di efficienza in operatività e reportistica, con un vantaggio importante sulla tempestività e qualità delle decisioni.
“Per noi che ci occupiamo di strategia, creatività, produzione di contenuti, gestione delle properties digitali e pianificazione media per i nostri clienti, analizzare i dati è sempre stato fondamentale. Come agenzia seguiamo più progetti su numerosi clienti, unire tutte le informazioni e ottenere risposte puntuali sull’andamento e la gestione dell’organizzazione stava diventando time consuming, richiedendo più passaggi e un faticoso lavoro di aggregazione dati poco efficiente e spesso poco fedele. Wethod è stata la risposta ai nostri needs, perché è pensato per chi lavora su base ore-uomo e consente di mettere ordine in tutti i processi di gestione progetti e risorse. L’abbiamo adottato nel 2022 e abbiamo costruito una cultura del dato condivisa con i nostri team, usando un’unica fonte di armonizzazione delle informazioni. È uno strumento che ci permette di avere sempre una visione chiara e puntuale”, commenta Francesco Pelosi, Founder di SUNTIMES.
“La crescita di realtà come SUNTIMES dimostra che l’ambizione, da sola, non basta: per trasformarla in risultati servono strumenti capaci di rendere la complessità leggibile e i dati davvero utili. Il nostro obiettivo è accompagnare organizzazioni in evoluzione, dove ogni persona possa agire con mentalità imprenditoriale, a partire da numeri chiari, aggiornati e condivisi. Per questo investiamo sull’usabilità e sulla semplicità: un’interfaccia intuitiva non è un dettaglio, ma la condizione che permette alla tecnologia di essere adottata e di generare valore nel lavoro quotidiano. Le piattaforme integrate non sono solo strumenti di gestione: sono infrastrutture abilitanti che mettono le persone nella condizione di lavorare meglio”, spiega Tomas Barazza, CEO & Founder della tech company wethod.
Il caso SUNTIMES: i risultati
Centralizzazione dei flussi di lavoro
Prima dell’attivazione di wethod, SUNTIMES utilizzava un sistema gestionale frammentato, composto da strumenti non integrati tra loro: un software per i timesheet collegato alla contabilità, diversi tool per il monitoraggio dei progetti e numerosi file Excel impiegati per le attività quotidiane. Una soluzione adeguata nelle prime fasi ma progressivamente sempre più lenta e inefficace con effetti negativi sulla marginalità – che poteva essere calcolata solo a consuntivo – e sulla reportistica fatta a mano e con lunghi tempi di elaborazione. L’introduzione di wethod ha permesso di concentrare dati e processi in un ecosistema digitale unico, snellendo i flussi operativi, minimizzando gli errori e offrendo una base solida di informazioni per decisioni tempestive e strategiche.
Grazie a una visione in tempo reale e costantemente aggiornata dei carichi di lavoro, SUNTIMES è oggi in grado di pianificare e allocare le risorse in modo strategico, prevenendo sovraccarichi e riducendo i tempi morti. Le attività vengono distribuite in maniera equilibrata, valorizzando le competenze individuali e assicurando un impiego più efficiente delle professionalità a disposizione. I risultati sono concreti e misurabili: minore dispersione delle ore lavorative, maggiore produttività del team e un incremento del 20% dell’efficienza, pari a un risparmio stimato tra le 80 e le 100 ore di lavoro ogni mese.
Gestione granulare dei progetti
SUNTIMES lavora contemporaneamente su più progetti, spesso articolati in sotto-progetti, con team differenti e in settori diversi (beauty, sport, retail e design). La gestione non centralizzata risultava complessa, caotica e soggetta a errori, rendendo difficile monitorare lo stato di avanzamento di ciascuna commessa e il relativo budget. Con wethod, i progetti possono essere strutturati su più livelli, permettendo una pianificazione ragionata delle risorse e un monitoraggio in tempo reale di budget, costi e marginalità. Questo consente, inoltre, interventi tempestivi in caso di scostamenti e rende la gestione complessiva delle commesse più efficiente e sostenibile nel tempo.
Accelerazione delle chiusure mensili e trimestrali
Prima dell’adozione di wethod, le chiusure mensili e trimestrali richiedevano tempi lunghi, perché i dati erano sparsi tra diversi tool e file. Grazie alla piattaforma all-in-one, le chiusure mensili e trimestrali avvengono più rapidamente, poiché i report vengono generati in automatico e i dati finanziari sono disponibili in tempo reale. Questo consente a SUNTIMES di pianificare le attività future con una visione strategica.
Dashboard e report automatici
A differenza della reportistica stilata manualmente, le dashboard finanziarie e operative di wethod sono sempre aggiornate in tempo reale: marginalità, avanzamento delle commesse e consumo del budget sono immediatamente visibili, riducendo i tempi di analisi e consentendo decisioni più rapide, efficaci e data-driven.