L’assistente virtuale Monica Spinazzola da più di cinque anni supporta le sue clienti nella gestione delle diverse attività di divulgazione e di operatività comunicativa
Per una freelance, soprattutto oggi, è tanto importante quanto difficile riuscire a trovare la giusta applicazione o il giusto programma nella lunga lista che i marketplace propongono. L’assistente virtuale Monica Spinazzola che da più di cinque anni supporta le sue clienti nella gestione delle diverse attività di divulgazione e di operatività comunicativa più funzionali alla crescita del loro business ha individuato le migliori applicazioni e servizi web per organizzare e gestire al meglio il proprio business. “So quanto possa essere difficile, frustrante e stressante gestire ogni minimo aspetto del proprio business. Soprattutto quando è qualcosa a cui teniamo molto e a cui vorremmo dedicarci di più o meglio – spiega Monica – in cinque anni di attività sono riuscita a trovare app e programmi, la maggior parte gratuiti, grazie ai quali riesco a organizzare il mio lavoro e quello delle mie clienti al meglio” conclude Monica.
Di seguito i tools e le App divisi per aree tematiche, da quella organizzativa e creativa a quelle più funzionali per tener traccia delle spese e delle diverse credenziali di accesso, senza dimenticarsi del proprio benessere fisico e mentale.
Area organizzazione
Calendly: il miglior software di pianificazione automatizzata per riuscire ad avere una visione generale dei propri appuntamenti. “Lo consiglio a tutte le mie clienti che hanno un business basato su consulenze online o a coloro che hanno appena iniziato e hanno tanti potenziali clienti da sentire” spiega Monica. Questo software crea un calendario che va aggiornato sulla base delle proprie disponibilità e permette ai clienti di verificare i giorni e gli orari disponibili da prenotare in autonomia.
Toggl: l’App che permette di tracciare il proprio tempo. “Per noi freelance è importante poter tenere traccia del tempo utilizzato per lo svolgimento delle diverse attività, ci permette di diventare più consapevoli”. Toggl è utile soprattutto a chi lavora ad ore, perché si riesce a tracciare il tempo utilizzato e alla fine si può inviare un recap al cliente.
Asana (https://www.monicaspinazzola.com/corso-online-organizzata-e-felice-con-asana/): strumento che permette di gestire le diverse attività e progetti, pensato per i team ma utilissimo e valido anche per le freelance. “Ho cominciato ad usare Asana per gestire il lavoro delle mie clienti così, dopo aver visto che funzionava benissimo, ho creato anche uno spazio di lavoro personale dove poter inserire tutte le attività e i progetti a cui mi volevo dedicare”.
Creator Studio: strumento di Facebook che permette di programmare in anticipo i propri post, anche su Instagram, evitando così di disperdere tempo ed energie in vari momenti della settimana e ottimizzando il flusso organizzativo attraverso la tecnica del batching (https://www.monicaspinazzola.com/blog/tecnica-del-batching/)
Area creatività
Canva (https://www.monicaspinazzola.com/blog/progetti-grafici-da-creare-con-canva/): è importante sviluppare la propria impronta grafica così da essere visivamente riconoscibili e Canva permette di usare diversi modelli preimpostati o di personalizzarli.
iLovePDF: sito gratuito per gestire e modificare i file PDF, permette infatti di dividere o unire, di convertire in altri formati i documenti e di firmarli in digitale.
Area sicurezza e finanza
Ricordarsi le password dei diversi account che servono per i lavoro da freelance è una vera e propria sfida, LastPass (https://www.monicaspinazzola.com/blog/proteggere-le-credenziali/) è una cassaforte virtuale nella quale immagazzinare gli username e le password dei diversi account. Invece, per tenere traccia delle proprie spese, lavorative e di vita quotidiana, c’è Spendee: utile per rendersi conto delle singole spese e per avere una visione d’insieme delle entrate e uscite annuali, mensili o divise per categoria.
Area benessere
“Lavorando da casa molte freelance si dimenticano di ritagliarsi del tempo per sé stesse e per il proprio benessere fisico e mentale, negli anni ho scoperto diverse App che mi ricordano di prendermi una pausa e dedicarmi a me stessa. Penso sia fondamentale riuscire a prendersi cura di sé stesse, così da recuperare le energie e poter dare il meglio anche sul lavoro. Io consiglio l’App Calm per la meditazione, Fitify per l’attività sportiva e Mindfulness Bell che a intervalli regolari ricorda di fare una piccola pausa per respirare con intenzione, sgranchirsi le gambe o bere un bicchiere d’acqua” spiega Monica, che consiglia queste app a tutte le sue clienti.