Burocrazia documentale, riunioni, recupero crediti: quanto costa la routine in ufficio (e quanto si può risparmiare con la tecnologia) nell’indagine Yousign
Fino a 16 ore alla settimana perse dietro ad attività che “consumano” letteralmente il tempo a disposizione di ogni lavoratore (dati Microsoft). È il tempo che al lavoro si perde tra riunioni, call, e-mail ma anche per occuparsi di attività collaterali, come la burocrazia documentale e i processi interni. Tanto che, secondo un’indagine di Yousign (www.yousign.com) – la principale piattaforma SaaS di firma elettronica in Europa nata con l’obiettivo di dematerializzare 2,5 milioni di documenti in Italia – sono oltre 2h30 le ore perse per ogni documento, considerando il tempo necessario per impostarlo, processarlo, firmarlo e archiviarlo.
Partendo quindi dalle pratiche documentali, ecco la top 5 delle attività che durante le ore lavorative ci portano via più tempo e in quali casi l’intelligenza artificiale permette di risparmiare ore preziose:
1) Pratiche documentali – tempo perso/settimana 8h
“La gestione delle pratiche documentali è una delle attività a più alto impatto operativo per i dipartimenti di corporate services, come per esempio le risorse umane, l’amministrazione o procurement, ovvero l’ufficio acquisti. In tutti questi reparti, infatti, in media ogni dipendente si trova a processare fino a 18* documenti a settimana – spiega Fabian Stanciu Country Manager Italia e Head of International di Yousign – che equivalgono a ore impiegate in attività a basso valore aggiunto. Ma ecco che qui l’AI può venirci incontro dalla preparazione del documento fino alla sua firma, semplificando così l’intero processo di gestione documentale con un risparmio temporale dell’80%”
2) Riunioni e web meeting – tempo perso/settimana 7h30
Non è solo parteciparvi a portare via una buona fetta di tempo durante la giornata, ma è la sua stessa programmazione, ovvero il tempo necessario per riuscire a trovare uno slot orario che permetta a tutti gli interessati di riuscire a essere presenti, che porta via tempo prezioso.
3) Leggere e scrivere email – tempo perso/settimana 9h
Il tempo che viene dedicato alle mail non solo influisce dal punto di vista della preparazione e lettura delle stesse, ma anche da quello della concentrazione. Secondo un recente studio il nostro cervello una volta che si è distratto dal compito che stava eseguendo per leggere l’email ci metterebbe in media circa 23 minuti per riuscire a concentrarsi nuovamente e completamente sul suo compito. Il tempo “rubato” dalle email, insomma, non è solo quello necessario per la lettura, ma quello per “processarle”, da un punto di vista non solo operativo.
“Scrivere, leggere e soprattutto processare una gran mole di email richiede uno sforzo cognitivo non indifferente, quantificabile, secondo una ricerca McKinsey**, in 2,6 ore al giorno (quasi un terzo della giornata di un professionista) – commenta ancora Fabian Stanciu di Yousign – Ridurre il numero di email quindi ha due vantaggi: non solo automatizzare i processi manuali legati a quelle email, ma anche liberare la mente del personale. È un effetto positivo della tecnologia e dell’automazione che abbiamo potuto sperimentare in prima persona quando abbiamo aggiunto al nostro software di firma elettronica anche la gestione documentale: tanto del tempo risparmiato nel firmare documenti”
4) Preparazione di presentazioni aziendali e tabelle – tempo perso/settimana 8h
Secondo una recente indagine il 43% del tempo sul posto di lavoro viene impiegato per la creazione di fogli di calcolo o la stesura di presentazioni aziendali, lasciando solo un piccolo spazio residuale alla vera attività “core” che riguarderebbe il vero e proprio business.
“Esistono strumenti, come Tome, che permettono, proprio grazie all’AI, di generare automaticamente presentazioni multimediali a partire da un input testuale – spiega Fabian Stanciu – L’intelligenza artificiale riesce a creare delle presentazioni complete di tutto, dal titolo fino alle conclusioni, complete di immagini e di grafica. A cui poi basta aggiungere eventuali contenuti video, link e quant’altro. Ma il grosso del lavoro è praticamente già fatto.”
5) Recupero crediti – tempo perso/settimana 2h
È indubbiamente un’attività che porta via molto tempo, forse una delle più odiate, a ragion veduta, da professionisti e imprenditori. Telefonate e email senza risposta, senza contare il tempo perso per imbastire un’azione legale, qualora non si riuscisse a recuperare il proprio credito per vie “civili”.
** “The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies”, McKinsey Global Institute