Intesa (Kyndryl), in qualità di CA accreditata presso AgID dal 2001, ha analizzato tre modi in cui la firma elettronica può supportare il settore Risorse Umane
L’introduzione massiccia del lavoro da remoto ha senza dubbio movimentato e profondamente mutato il mercato aziendale, aprendo a tutti, per esempio, opportunità lavorative all’estero senza necessariamente organizzare un trasloco. Questo ovviamente ha reso necessario ripensare le proprie pratiche, da parte del comparto delle Risorse Umane, grazie all’impiego di strumenti tecnologici per facilitare la propria quotidianità, come per esempio la firma elettronica.
Ma in che modo la firma elettronica può supportare le Risorse Umane? Intesa (Kyndryl), in qualità di CA accreditata presso AgID dal 2001 e qualificata dal 2017 come Trust Service Provider secondo il regolamento eIDAS, ha creato il digital transaction management Intesa Sign, in grado di gestire workflow di firma anche molto complessi, e ha analizzato tre modi in cui questo strumento può supportare il settore:
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Efficientare l’onboarding. La firma elettronica consente di firmare le pratiche per l’assunzione o i moduli privacy in modo veloce e sicuro, risparmiando tempo nella gestione e nella condivisione dei documenti. Consente inoltre di eliminare l’uso di carta e ridurre lo spazio di archiviazione necessario, senza compromettere la sicurezza.
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Ottenere velocemente qualsiasi firma necessaria. Nell’epoca del remote working, in cui i dipendenti di un’azienda sono spesso distribuiti in più parti d’Italia, se non del mondo, la firma elettronica consente di ottenere in modo rapido firme a norma di legge da parte di tutta la popolazione aziendale.
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Semplificare i processi interni. Anche il dipartimento HR presenta sempre più la necessità di conservare a norma i documenti archiviati e avere un accesso agile e veloce ai dati conservati. La firma elettronica consiste infatti in uno dei punti di partenza per la raccolta e la messa a sistema di dati che, se integrati correttamente, possono fornire insights importanti sull’andamento dell’azienda e quindi supportare decisioni data-driven.
Le necessità tecnologiche del settore delle Risorse Umane sono state confermate dai dati raccolti dall’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano, che hanno evidenziato come, rispetto al 2021, nel 2022 gli investimenti in strumenti digitali per il settore HR siano aumentati del 15% in quasi la metà delle aziende. Nello specifico, le imprese italiane investono soprattutto in employee engagement, comunicazione interna, formazione e digitalizzazione dell’onboarding, con l’obiettivo di preservare e trattenere sia le risorse già all’interno dell’organizzazione, sia i neo assunti, prestando attenzione a ogni aspetto dell’esperienza del dipendente.
“Significativo è l’aumento degli investimenti in digitalizzazione per la fase di onboarding delle risorse, ovvero il momento di primo contatto delle organizzazioni nei confronti dei dipendenti dopo il recruiting – dichiara Adriano Martucci, Business Consultant di Intesa, a Kyndryl Company – Ed è qui infatti che le aziende si giocano molte opportunità: per questo, come Intesa, cerchiamo di supportare quotidianamente le imprese che si rivolgono a noi durante questa fase delicata. Grazie alla nostra piattaforma proprietaria Intesa Sign, infatti, aiutiamo le aziende a impostare workflow di firma personalizzati e dettagliati, che prevedano per esempio la visualizzazione del documento da più persone prima di essere firmato, o la necessità di siglare ogni pagina o ancora se le firme devono essere fatte in successione o contemporaneamente da tutti i firmatari”.